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Hinweisgeberschutz
Hinweisgebersystem
Hinweise helfen uns, mutmaßlichen Verstößen frühzeitig entgegenzutreten und Nachteile für unser Unternehmen zu vermeiden oder zu reduzieren. Um von Verstößen im Unternehmen rechtzeitig zu erfahren und Hinweisen angemessen nachgehen zu können, haben die Silesia Gerhard Hanke GmbH & Co. KG, die Silesia International GmbH und die Hanke Aromastoff-Produktions-GmbH (im Folgenden „Silesia“) Meldewege eingerichtet, auf denen Hinweise eingereicht werden können.
Was kann gemeldet werden?
Silesia hat hohe Ansprüche, die wir an unser eigenes Verhalten und Geschäftsgebaren sowie an das unserer Geschäftspartner stellen. Mögliche Verstöße gegen diese Maßstäbe, einschließlich Verstößen gegen geltendes Recht, können gemeldet werden.
Diese können sein:
- Bestechung (auch der Versuch) bzw. Korruption
- Wettbewerbswidriges Verhalten
- Kartellrechtswidriges Verhalten
- Strafrechtswidriges Verhalten, wie z. B. Diebstahl, Betrug etc.
- Unterschlagung von Material
- Schädigung des Vermögens durch Veruntreuung
- Verstoß gegen den Datenschutz und Manipulation von Dokumenten
- Verstöße gegen Arbeitsschutz- oder Umweltschutzvorschriften
- Verstöße gegen geldwäscherechtliche Vorgaben,
- Grob ungehöriges Sozialverhalten, Diskriminierung, Belästigung
Meldekanäle bei Silesia
Wenn Sie konkrete, begründete Hinweise auf Rechtsverletzungen oder Regelverstöße bei der Silesia haben oder solche vermuten, haben Sie folgende Möglichkeiten, Kontakt mit der Ombudsstelle von der Silesia aufzunehmen:
telefonisch:
+49 2175 1655 240 (Montag bis Freitag zu den Geschäftszeiten)
per Post an:
@-yet GmbH
Ombudsstelle
Schloss Eicherhof
42799 Leichlingen
Hinweise tragen dazu bei, die Verlässlichkeit und Integrität der Silesia dauerhaft zu sichern. Nennen Sie bitte möglichst viele Details und reichen Sie, sofern vorhanden, auch Unterlagen ein, die Ihren Verdacht stützen. Denn nur, wenn sich hinreichend konkrete Untersuchungsansätze und Möglichkeiten der Beweisführung ergeben, kann Ihr Hinweis zielführend bearbeitet werden.
Silesia geht allen Hinweisen nach. Im Zusammenhang mit deren Bearbeitung wird höchste Vertraulichkeit im Umgang mit dem:der Hinweisgebenden sichergestellt. Dies gilt auch für gegebenenfalls von einem Vorwurf betroffene Mitarbeitende.
Externe Meldestelle
Nach dem Hinweisgeberschutzgesetz können Hinweisgebende wählen, ob sie sich zur Meldung von Informationen über einen Verstoß an eine interne oder eine externe Meldestelle wenden. Informationen über die externen Meldeverfahren stellt das Bundesamt für Justiz auf seiner Webseite zur Verfügung.
Die Silesia möchte Hinweisgebende jedoch ermutigen sich mit ihren Hinweisen erst an die interne Meldestelle (Ombudsstelle) zu wenden.
Zugang zu und Bearbeitung von Hinweisen
Eingehende Meldungen werden durch Mitarbeitende der Ombudsstelle geprüft und bearbeitet. Durch die Einrichtung eines geschützten Bereiches ist eine Kommunikation zwischen Ombudsstelle und Hinweisgebendem möglich.
Die Ombudsstelle nimmt Kontakt mit den Hinweisgebenden auf. Grundsätzlich gilt, dass auf eine Meldung innerhalb von sieben Tagen eine Empfangsbestätigung sowie innerhalb von drei Monaten eine Mitteilung über den Abschluss oder eine Information über den Stand des Verfahrens erfolgen soll. Gemäß den geltenden Gesetzen muss die Antwort die Vertraulichkeit und das Recht auf Privatsphäre aller betroffenen Personen berücksichtigen.
Missbräuchliche Nutzung des Hinweisgebersystems
Im Rahmen der Aufklärung der Hinweise tragen wir auch den schutzwürdigen Interessen der von einer Meldung betroffenen Personen Rechnung. Bitte berücksichtigen Sie, dass Verdächtigungen und Anschuldigungen gegen eine Person für diese schwerwiegenden Konsequenzen nach sich ziehen können. Ein Missbrauch des Hinweisgebersystems wird nicht geduldet. Wir weisen daher darauf hin, dass bewusst unwahre Behauptungen über Dritte rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen können.